Só quem já perdeu um documento e teve que enfrentar a burocracia estatal brasileira sabe a dor que é conseguir uma segunda (ou terceira, ou quarta…) via. Felizmente, muitas instituições públicas já liberaram documentos em formato digital com a mesma validade dos documentos físicos. A depender do seu estado, documentos como RG, CNH, CPF, documento do veículo, Carteira de Trabalho e Título de Eleitor podem ser armazenados no seu smartphone.
Organização
Essas ferramentas costumam ser acessíveis e fáceis de manusear, o que torna todo o processo ainda mais positivo. Após definir o formato, é necessário organizar as informações de forma clara e objetiva, utilizando parágrafos, títulos e subtítulos quando necessário. É importante também revisar o documento antes de finalizá-lo, para garantir que não haja erros ortográficos ou de conteúdo.
O investimento em tecnologia é uma necessidade para as empresas de todos os segmentos e portes e gera vários benefícios. A gestão de documentos digitais fazem parte do avanço tecnológico e agregam muito para todas as organizações. Como você viu, o TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução que facilita a emissão, a assinatura e o armazenamento dos documentos organizacionais com validade jurídica, segurança e agilidade. Isso porque é possível manter boa parte deles no celular, em aplicativos que têm o mesmo valor das versões em papel. É o caso da CNH (Carteira Nacional de Habilitação) e do título de eleitor, por exemplo. No app, ainda é possível verificar débitos eleitorais e, em caso positivo, emitir o boleto da multa para realizar o pagamento.
Tudo isso porque a TOTVS se mantém sempre atualizada sobre as tendências exigidas pelo mercado para oferecer as soluções que atendem várias empresas. Além disso, você não gastará horas procurando um documento no arquivo ou em gavetas, porque pode acessar qualquer documento com rapidez pelo sistema. Pois, para assinar um contrato, por exemplo, é preciso imprimi-lo, enviar para as partes envolvidas, aguardar a assinatura e o reconhecimento de firma. A CNH Digital pode ser cadastrada para quem tem a última versão do documento, que conta com o QR Code.
Sem documentos adequados, seria difícil comprovar a veracidade de informações e realizar transações de forma segura. Por isso, a manutenção de arquivos digitais pode reduzir os custos com o uso de papéis, materiais de escritório, tinta de impressora e deslocamento de motoboy, o que possibilita consultas e entregas com mais rapidez. Tudo isso pode demorar dias e demandar gastos desnecessários com papel, impressão, envio e coleta de documentos, o que não aconteceria se o contrato fosse digitalizado e assinado eletronicamente.
Identificação do Cidadão e Carteira de Identidade Nacional
Com isso, qualquer pessoa pode acessar os documentos de qualquer lugar, bastando um dispositivo conectado à Internet. Para fazer isso, é necessário classificar os documentos online de acordo com o uso e a forma como eles devem ser arquivados. Com a tecnologia e o acesso facilitado a um número infinito de informações, a gestão do tempo se tornou um desafio. Outro benefício dos documentos online é que eles facilitam o acesso e o manuseio dessas informações, contribuindo para a otimização do tempo. Além disso, a empresa deve utilizar mecanismos que exigem a autenticação dos usuários que acessam os documentos online.
O estado de São Paulo e o Distrito Federal têm plataformas de emissão de RG digital com o mesmo valor legal do documento físico. O e-identidade, por exemplo, é um aplicativo da policia civil do Distrito Federal que permite baixar a Carteira de Identidade feita, a partir de 2018, pela unidade federativa brasileira. O app mostra as mesmas informações da Carteira de Identidade impressa, como CPF, DNI, Título de Eleitor e CTPS. É impossível pensar em gestão e desenvolvimento de um negócio sem o uso de ferramentas tecnológicas. Juntamente aos softwares de ERP, CRM, estratégias de marketing digital e vendas em marketplace, estão ferramentas voltadas para gestão de documentos e assinaturas eletrônicas. As assinaturas eletrônicas permitem que a empresa estabeleça uma relação de confiança e segurança com o cliente.
Mas alguns recursos, como participar de chamadas do Meet nos documentos, só estão disponíveis nos planos do Google Workspace. Já certos recursos do Gemini para Workspace, como “Quero ajuda para organizar”, estão disponíveis como complementos. Como a comunicação por escrito é um pilar importante para nós, usamos muito os Documentos Google. Por exemplo, conseguimos criar documentos altamente organizados para reuniões, permitindo que todas as pessoas colaborem e façam observações em tempo real. Documentos online também oferecem a possibilidade de integração com outras ferramentas e sistemas. Essa integração facilita a colaboração em tempo real, permitindo a conexão entre sistemas e plataformas e aumentando a eficiência e produtividade nas empresas.
Manter documentos em diferentes plataformas ou até em papel físico pode ser uma grande barreira para a produtividade. O principal objetivo de um sistema de gestão eletrônica de documentos é otimizar o fluxo de trabalho e, dessa forma, aumentar a eficiência das empresas. O TOTVS Assinatura Eletrônica é ideal para empresas de todos os portes e segmentos que querem simplificar e modernizar a gestão dos seus documentos organizacionais. Para saber o tempo exato de arquivamento dos documentos empresariais, é recomendável consultar um contador ou um advogado especializado. Dados de 2022 do Statista mostram uma previsão do valor de mercado dos sistemas de gestão de documentos em todo o mundo em 2017 e 2023.
Qual a importância dos documentos empresariais?
A tendência é que outros estados também criem suas plataformas de emissão de RG para facilitar a identificação dos usuários em todo o território nacional. Caso você tenha efetuado o cadastro da sua CNH Digital, também é possível obter uma versão para o seu CPF. Isso porque o aplicativo utiliza a mesma identificação biométrica, o que não é feito na emissão do seu cadastro de pessoa física.
Por isso, o processo só pode ser registro civil concluído se o aparelho tiver uma câmera com pelo menos 5 MP e conexão ativa com a internet. Com uma boa estrutura de gestão e compartilhamento de documentos online, fica mais fácil organizar as tarefas e trocar informações entre vários setores. Parte considerável das atividades desenvolvidas pelos profissionais de uma empresa pode ser feita utilizando ferramentas digitais.
Em uma definição prática, documentos online são arquivos digitais que podem ser criados, editados, armazenados e compartilhados de maneira eletrônica. Diferente dos documentos físicos, que exigem papel e tinta, os documentos online utilizam formatos digitais como PDF, DOCX, entre outros. Esse tipo de documento pode ser acessado por meio de dispositivos conectados à internet, como computadores, tablets e smartphones, proporcionando uma maneira prática e eficiente de gerenciar informações. Se os documentos físicos exigem muito cuidado e esforço para se ter uma organização que facilite o acesso e a consulta de alguma forma, com os documentos online o cenário é outro. Isso porque eles tornam possível acessar informações facilmente de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que se tenha uma conexão com a internet. Dentro dela, o usuário consegue criar, administrar, importar e registrar informações.